1) Un accordo con una società per l'uso di servizi, beni o servizi. 2) Per un evento Hotel, un avvenimento futuro contratto per iscritto da un organizzatore di eventi con un hotel. Alle istruzioni dall'associazione internazionale delle agenzie di Convention & Visitor, il locale CVB dovrebbe ricevere una copia del contratto, o una comunicazione scritta da un agente autorizzato dell'hotel che è stato firmato un contratto. La comunicazione dovrebbe in dettaglio le date, i requisiti di spazio e camera stimato in blocchi. The CVB dovrebbe tenere traccia partecipante la spesa per l'evento e presenze stimate. 3) Evento per un Citywide o Convention Center, attenersi alle istruzioni dalla International Association di Convention & Visitor Bureaus, dato il telaio da lungo tempo spesso coinvolto in tal caso, il processo di prenotazione generalmente prende due passi. Il primo è una prenotazione confermata, dove un avvenimento futuro è confermato per iscritto (lettera, avviso di prenotazione), firmato da un agente autorizzato l'Organizzatore e il centro congressi (se applicabile). La scritta comunicazione dovrebbe in dettaglio le date, i requisiti di spazio e camera stimato in blocchi. Il CVB locale dovrebbe tenere traccia partecipante spesa e presenze stimate. Il secondo passo è un Booking contratta dove un avvenimento futuro è contratto in forma scritta da parte dell'Organizzatore dell'evento con l'impianto di evento (per esempio, convention center). Il CVB locale dovrebbe ricevere comunicazione di questa fase per iscritto da un agente autorizzato del convention center.